מערכות מידע – בואו להכיר כלי יעיל וחסכוני לניהול כל עסק וארגון!
מערכת מידע היא תוכנה או אוסף של תוכנות המאפשרות לנהל את המידע בצורה ממוחשבת ומסודרת.
עברו הימים שבהם היינו מכניסים את כל המידע לפנקס קטן או פותחים טופס אקסל, כיום, את מקומם של אלו תופסות מערכות מידע ממוחשבות המאפשרות לנהל את כל המידע בארגון בצורה מסודרת וממוחשבת.
מערכות המידע בעסק הן הבסיס לסדר, ארגון וניהול תקין של העסק. מערכות אלו לא יעשו את העבודה עבורכם, אך הם יהיו הכלי הטוב ביותר שיעזור לכם לנהל את העסק.
מערכות מידע – שבעה דברים שחשוב לדעת
מערכות המידע הראשונות הוקמו כבר בתחילת שנות השישים. הן היו בעלות ממשק בסיסי ביותר ומטרתן הייתה לספק את המידע הנחוץ לתפעול העסק באמצעות שליפה מתוך בסיסי נתונים גדולים, אך ללא אפשרות ולניתוח הנתונים.
כיום, כמעט בכל בית עסק יש מערכות מידע מתקדמות המעניקות שירותים רבים, הן ידידותיות, קלות ונוחות לשימוש.
מערכת המידע מיועדת לארגון, לבית עסק או גם לאדם יחיד. היא מאפשרת את אחסון המידע, את ניהול המידע, את העיבוד ואת השליפה שלו באופן מלא ומדויק בכל רגע נתון.
את מערכות המידע אפשר לנהל בכל תחום, בתחום הפיננסי, בתחום התעשייתי הגיאוגרפי וכו'. באופן כללי אפשר לחלק את מערכות המידע למערכות המיועדות לביצוע פעולות ולמערכות המיועדות לאיסוף נתונים לצורך קבלת החלטות.
מערכות ניהול המידע מאפשרות את שיתוף המידע בארגון או בבית העסק באופן חוצה ארגון. אין צורך לעדכן כל משרד וכל קבוצה בארגון. באמצעות שיתוף המידע, לכל העובדים הרלוונטיים יש גישה אל כל הנתונים והמידע הנדרש.
כדי שמערכות המידע יעניקו את השירותים הנדרשים לניהול מתקדם ועדכני הן צריכות להיות בעלות שלוש תכונות, אמינות, מהירות וזמינות.
אמינות – חייבת להיות התאמה בין המציאות הפיזית לבין התמונה המשתקפת במערכת המידע.
מהירות – כל אירוע שהתרחש בבית העסק או בארגון חייב לתת את אותותיו באופן מידי במערכת המידע. אם יהיה פרק זמן ארוך בין האירוע לבין הצגתו בתוכנה, הנהלת הארגון או בית העסק לא יוכלו לקבל בכל רגע נתון את התמונה העדכנית ולא יוכלו לחוש את הדופק בארגון.
זמינות – על כל הנתונים להיות זמינים ונגישים לצרכן.
מערכת מידע קלאסית מורכבת משלוש שכבות, לפחות.
שכבה של אחסון מידע הממומשת באמצעות בסיס נתונים.
שכבה לוגית אשר מעבדת ומנתחת את המידע.
שכבת התצוגה אשר מספקת את ממשק המשתמש.
במערכות מורכבות יותר יש שכבות נוספות וככל שהמערכת מורכבת, כך מספר השכבות גדול יותר.
את השימוש במערכות המידע אפשר לסווג בהתאם לדרג של העובדים המשתמשים בהן:
עובדים בדרג תפעולי – זהו הדרג הנמוך המכיל עובדים העוסקים בתפעול השוטף של הארגון או העסק, עובדים הזקוקים למידע פרטני בנושאים שבהם הם מטפלים והם משתמשים במערכות המידע באופן שוטף.
עובדים בדרג הבינוני הכולל את מנהלי הביניים בארגון או בבית העסק. עובדים אלו משתמשים במערכות המידע כדי לבקר את פעילות בית העסק או הארגון וכדי להחליט על טקטיקות ותכנון לטווח הקצר.
עובדים בדרג הבכיר הכולל את הנהלת הארגון. עובדים אשר קובעים את האסטרטגיה של הארגון, את המטרות ואת התכנון לטווח רחוק . עובדים אלו זקוקים למידע אשר יעניק להם תמונה רחבה על מצב הארגון ומידע שמקורו מחוץ לארגון כמו, למשל, מידע על המתחרים, מאפייני השוק ועוד. כאשר המידע מוצג בצורה ויזואלית הוא קל יותר להבנה בעיון מהיר.
איך בוחרים מערכת לניהול מידע?
העיקרון: מערכת המידע צריכה להתאים לסוג הפעילות העיקרי של הארגון או העסק.
בעסק יצרני, קמעונאי או נותן שירות, חשוב להתאים את המערכת לסוג הפעילות והצרכים כמו למשל ניהול מלאי, ניהול ספקים, ניהול קשרי לקוחות, ניהול הפצה, הנהלת חשבונות , ניהול תזרים מזומנים ועוד.
לעסקים נותני שירותים מתאימה מערכת אשר מאפשרת ניהול קשרי לקוחות, פתיחת משימות ופרויקטים, קריאות שירות, תיאום פגישות ועוד.
בשלב הראשון צריך להגדיר את דרישות הבסיס, את הצרכים ואת התקציב. יש סוגים של מינויים שונים, יש מינויים אשר משלמים תקציב חודשי קבוע ויש מנויים שגדלים על פי נפח פעילות. ביחד אתכם נבדוק ונחליט מה נכון לעסק או לארגון שלכם.
בשלב השני יש לאתר מערכות אשר עונות על הצרכים וההגדרות של כל ארגון ובית עסק, ולבחון את הפונקציות שלהן ועד כמה הן ידידותיות למשתמש ומתאימות לאופי העבודה.
כיום, בעידן הטכנולוגי של המאה עשרים ואחת מומלץ לבחור מערכות מידע מבוססות ענן בשל היתרונות הרבים שלהן כמו אבטחת מידע ברמה גבוהה, אספקת המידע מכל מקום ומכל מחשב ושמירה על המידע אם וכאשר תתרחש תקלה במחשב שלכם או אם תחליפו את המחשב הישן במחשב חדש.
למה כדאי לבחור בנו?
השוק מוצף במערכות מידע ובחברות אשר מספקות הטמעה וניהול של מערכות מידע. הכלי הטוב ביותר לקבלת אינדיקציה על החברה הוא המלצות וחוות דעת של לקוחות.
אנחנו פועלים בתחום שנים רבות, רכשנו ידע רב, ניסיון ומיומנות ואינספור לקוחות שישמחו להמליץ עלינו. בואו והצטרפו גם אתם אל משפחת הלקוחות המרוצים.
הטמעת מערכת מידע חדשה בארגון היא משימה לא קלה לעובדים אשר התרגלו לעבוד מול המערכת הישנה. אנו בחברת IT-CENTER מדריכים את העובדים כדי לעזור להם להסתגל למערכות החדשות ולמנוע שגיאות. אנו מאמינים כי להדרכה מקצועית וסבלנית יש תפקיד מפתח בהטמעת כל מערכת מידע בכל ארגון.
אנו מומחים בניהול מתקדם של מערכות מידע ובשימוש בטכנולוגיה חדשנית ועדכנית כדי לייעל את החברה ולתת מענה ופתרונות אישיים התפורים לצרכים הייחודיים של כל בית עסק. אנו רואים את עצמנו כשותפים להצלחה בכל בית עסק וארגון אשר נהנה משירותינו, בחרו בנו, ויחד נצעד אל ההצלחה!
מהן התכונות החשובות הצריכות להיות בכל מערכת מידע?
כדי שמערכת המידע תעניק את השירותים הנדרשים היא זקוקה לשלוש תכונות עיקריות: אמינות, מהירות וזמינות. על המערכת לשקף את הנתונים במדויק, להתעדכן בשינויים במהירות והנתונים חייבים להיות זמינים ונגישים בכל רגע נתון.
איך אדע לבחור את מערכת המידע המתאימה?
מערכת המידע צריכה להתאים לאופי הארגון ולסוג הפעילות שלו. לפני שבוחרים את המערכת חשוב להגדיר את הדרישות הבסיסיות, את הצרכים ואת התקציב. בשלב השני יש לבחון את הפונקציות שמציעה המערכת ולבדוק האם הן ידידותיות למשתמש וקלות להפעלה.
אנחנו מעוניינים לשדרג את מערכת המידע, איך נוכל להרגיל את העובדים למערכת החדשה?
אכן, הטמעה של מערכת מידע חדשה היא משימה לא קלה לעובדים שהתרגלו לשיטת העבודה הישנה וקשה להם להתרגל למערכת החדשה. אנחנו בחברת IT-CENTER משקיעים זמן, מאמץ והרבה סבלנות כדי להדריך את העובדים ולהרגיל אותם למערכות החדשות.
